Pada zaman era telekomunikasi saat ini penggunaan email sangat memainkan peran penting. Apalagi bagi mereka yang bekerja diperusahaan besar ataupun yang sering berhadapan dengan dunia internet. Sekarang kita akan bahas caranya menulis e-mail professional. Maksudnya tuh, gimana sih? E-mail professional adalah e-mail yang ditujukan untuk orang-orang yang kita tidak kenal atau orang yang dihormati. Seperti contoh, mengirim e-mail kepada dosen kampus, petinggi perusahaan, dan lain-lain.

E-mail dengan format yang ditulis secara asal-asalan akan otomatis membuat si penerima e-mail enggan membaca hingga selesai, dan kemungkinan besar e-mail juga tidak akan dibalas. Apalagi jika mengirimkan CV kerja ke alamat e-mail perusahaan, alangkah baiknya kalau menggunakan format e-mail yang baik dan benar. Gimana sih, cara mengirim e-mail yang santun dan baik? 

1. Ketahui Alamat E-mail penerima yang benar 

Pastikan alamat E-mail yang tertulis sudah benar, tidak ada salah penulisan dan menulis alamat E-mail yang lengkap. Tanpa mengetahui alamat E-mail yang benar, Anda tidak akan bisa mengirim E-mail kepada orang yang dituju.

2. Tulis Subject Email dengan benar 

Pastikan kamu mengisi subject Email dan jangan dibiarkan kosong. Tulislah judul Email yang sesuai dengan tujuan kamu mengirimkan Email. Tidak perlu terlalu panjang ataupun terlalu pendek, tetapi buatlah yang singkat, padat dan representatif.

3. Gunakan Salam Pembuka

Ucapkan salam terlebih dahulu sebelum menulis isi Email agar terkesan lebih sopan. Jika memiliki hubungan dekat dengan penerima Email, kamu bisa menulis salam pembuka yang lebih santai. Contohnya “Dear Kak Jimin,” dan lain-lain.

4. Tulis Isi Email yang efektif 

Sehabis menulis salam pembuka, tulislah email kamu dengan isi email yang berisikan tentang untuk tujuan apa Email kamu ditulis. Pastikan Anda menggunakan kalimat yang efektif dan tidak bertele-tele. Jangan pernah mengosongkan bagian isi Email! Tulislah hal-hal penting yang berisi tujuan penulisan Email kamu. Email yang kosong tanpa ada isi kemungkinan besar tidak akan dibaca oleh penerima Email. 

5. Masukkan lampiran-lampiran yang diperlukan

Apabila kamu ingin mengirimkan CV ke Job Giver, pastikan kamu sudah meng-attach CV kamu bersamaan dengan Email yang kamu kirim. Tidak lupa berikan keterangan bahwa kamu melampirkan sesuatu dibagian bawah Email. 

6. Menulis Penutup 

Setelah selesai membuat bagian isi, selanjutnya kamu bisa menuliskan penutup email. Kamu juga bisa menambahkan conclusion sebelum menutup Email jika memang diperlukan. Setelah itu, ucapkan salam seperti “hormat saya”, “best regards”, atau sesuaikan dengan keperluan kamu di akhir Email. 



Sumber: saung.net