Tips & Trik

Administrasi adalah pekerjaan yang sering kita dengar. Tidak jarang banyak perusahaan dan bahkan organisasi memerlukan seorang admin. Tentu saja, hal ini dikarenakan banyak yang beranggapan bahwa sebuah organisasi bisa bekerja dengan lancar dengan bantuan para staf administrasi. Meski tidak nampak, namun staf administrasi membawa kemajuan yang besar bagi perusahaan. 

Nah, melihat peluang yang baik ini tentu tidak ada salahnya bagimu untuk memulai karir sebagai seorang staf administrasi. Kira-kira apa saja yang harus dipersiapkan untuk menjadi seorang staf administrasi? Nah, kali ini Gawe.id akan membahas Bagaimanakah Memulai Karir Sebagai Administrasi. Penasaran? Langsung saja simak panduan lengkap penjabaran di bawah ini yuk!

KETERAMPILAN WAJIB YANG HARUS DISIAPKAN 

• KETERAMPILAN SURAT MENYURAT

Staf administrasi harus bertanggung jawab dalam menulis catatan, draf, serta surat, lho.

• KOMUNIKASI YANG BAIK

Jenjang karier administrasi akan menuntutmu untuk menerima panggilan telepon dari banyak orang. Misalnya tamu, partner perusahaan atau bahkan calon klien. Maka dari itu, kamu harus bisa belajar gaya komunikasi yang baik dan profesional

• PELAYANAN PELANGGAN (CUSTOMER SERVICE)

Menjadi seorang admin juga harus bisa berperan sebagai customer service atau pelayanan pelanggan. Misalnya memberikan bantuan, dukungan, atau solusi untuk para pelanggan hingga klien yang membutuhkan bantuan.

• PENGELOLAAN WAKTU

Menjadi seorang admin membuat kamu memiliki banyak tugas. Nah, kamu perlu mahir dalam penjadwalan untuk mengelola banyak tugas serta memprioritaskan yang lebih penting dan mendesak. Dengan begitu, semua tugas akan terselesaikan sebelum deadline.

APA SAJA TANGGUNG JAWAB STAF ADMINISTRASI?

Meski kita sering mengetahui banyaknya kebutuhan tenaga staf administrasi, namun lowongan pekerjaan staf administrasi beragam. Ada yang menyebutnya sebagai staf tata usaha, sekretaris, atau juga staf admin. 

Namun, yang perlu kamu ketahui adalah tanggung jawab inti dari profesi ini adalah memastikan pekerjaan yang sedang berlangsung di dalam suatu organisasi berjalan mulus. Tentu saja dengan berbagai dukungan administratif yang bisa diberikan.

Perlu diketahui bahwa tanggung jawab seorang staf administrasi yang harus diberikan ada bermacam-macam, misalnya seperti yang dijelaskan di bawah ini:

• Perancangan kegiatan pertemuan dan kegiatan kerja
• Pengelolaan peralatan, perlengkapan, serta pengadaan barang organisasi
• Surat menyurat kepada pihak eksternal, seperti klien perusahaan, vendor, dan lainnya
• Pendokumentasian transaksi atau pengeluaran serta pengurusan administrasi keuangan jika diperlukan
• Pendokumentasian berbagai dokumen yang terkait dengan urusan kantor
• Penulisan surat tagihan (invoice atau billing)
• Menerima panggilan telepon dari siapa pun dan menghubungkannya kepada pihak yang terkait
• Membantu staf di dalam organisasi dalam penyelesaian masalah administrative

Bagaimana jenjang karir staf administrasi?

Jenjang karir adalah salah satu hal yang harus kamu pahami dan pertimbangkan sebelum terjun ke dunia staf administrasi. Nah, ada berapakah jenjang karir staf administrasi?

• Tingkat Junior (<2 tahun pengalaman)
  Junior administrative staff
• Tingkat Menengah (3-4 tahun pengalaman)
  Senior administrative staff 
• Tingkat Senior (6-10 tahun pengalaman)
  Kepala bagian administrasi

Demikianlah pemaparan tentang seluk beluk staf administrasi. Mulai dari apa yang harus dipelajari hingga bagaimana tanggung jawabnya.